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Crear Etiquetas

7 mayo, 2011 2 comentarios

Versión 1-07/05/2011; 11:56

CREACION DE ETIQUETAS.

UTILIZADO COMO MARCADOR PARA EVITAR LA LIMPIEZA DE VERSION.

La etiqueta es una acción que permite realizar lo que podríamos llamar una congelación de una determinada Carpeta y sus Subcarpetas en el tiempo (momento en el que se realiza la etiqueta) de esta forma quedan marcados todos los archivos que existen en esta carpeta y si los componentes tiene enlaces con otras carpetas estos componentes aunque fuera de la carpeta seleccionada también quedan marcados y participes de esta etiqueta. La herramienta nos permitirá realizar un empaquetado de todos estos componentes marcados, esto lo podemos utilizar para por ejemplo el envió de un diseño a un cliente al que le estamos realizando un proyecto. Esta acción también la podemos utilizar para marcar nuestro diseño en una versión determinada. Para realizar un etiqueta desde la barra de herramientas principal vamos a Herramientas/Etiquetas…


Pulsamos en el botón de Nueva…. Seleccionamos como Ubicación de destino en el almacén la Carpeta BORRAR VERSIONES y escribimos como nombre ENVIADA A LLUIS 07_05_2011, en Comentarios escribimos “El cliente Lluis nos pide y se le envía un comprimido con los DWFs y DOC con la versión propuesta”

 
 


Pulsamos en el botón de Aceptar.


Para comprobar la repercusión que tiene en nuestro diseño, vamos a comprobar si podemos borrar directamente el archivo, para ello seleccionamos el archivo hacemos Click Botón Derecho del Ratón (en adelante CBDR) y del menú contextual seleccionamos Suprimir.


No muestra el aviso de confirmación de la acción


Pulsamos en el botón de Si.


Para comprobar la restricción pulsamos en el botón de Detalles >>


Podemos expresamente seleccionar el Ignorar restricción (suprimir incondicionalmente) esto borraría incondicionalmente el archivo pero no la etiqueta, por lo que tal ver el procedimiento correcto sería el de eliminar la etiqueta.

Esta etiqueta es la que ha creado el aviso de restricción en el Post Borrar Versiones

 
 

 
 

 
 

 
 

Categorías:Vault

Borrar Versiones

7 mayo, 2011 3 comentarios

Versión 1- 07/05/2011; 11:15

Una de las necesidades o situaciones que se nos pueden presentar cuando estamos trabajando en la parte de diseño en la gestión documental es que tengamos un número muy elevado de Versiones de un determinado componente y que antes de realizar un lanzamiento de Articulo queramos realizar una limpieza de unas determinadas versiones que no tienen sentido, por una u otra razón. Por ejemplo queremos quedarnos con la Versión 1 y la 10 que es la última. También es verdad y esto hay que hacer mención, que no se debería de realizar Versiones a la ligera y que cuando se realizan dentro de la fase de diseño son o han sido dadas por una razón justificada.

No olvidemos que el método y el/los procedimientos son las razones que hacen que un sistema documental tenga mayor o menor éxito.

Desde la consola del ADMS podemos seleccionar un determinado almacén

Hacemos Click Botón Derecho del Ratón (en adelante CBDR) y del menú contextual seleccionamos Purge…

Se nos abre el cuadro de dialogo de Vault Versión Purge

Aquí tenemos la descripción de cada una de las opciones

Si esto la hacemos desde el cliente podemos usar una selección múltiple manual o bien una búsqueda, pero no una purga total como desde la consola de ADMS, desde una de estas opciones hacemos un CBDR

Del menú contextual seleccionamos Purge…

Se nos muestra el cuadro de dialogo de Purge Wizard en primer cuadro del Wizard Specify Files nos muestra los archivos seleccionados pulsamos en Next>

Tal como podemos observar, queda demostrada la importancia de hacer unos buenos, escuetos y bien definidos comentarios en la realización de cada Check In que realicemos…

Para comprobar el funcionamiento del Purge Excluyendo versiones con comentarios

Trabajaremos en un ejemplo de un documento Word y con una versión 2009 para que comprobemos que esta herramienta no ha cambiado en absoluto su funcionalidad. La primera Versión del documento será la siguiente.

Haremos un CheckIn recordemos que en la versión 2009 el primer CheckIn le llamaba Añadir archivos…

Buscamos el archivo lo seleccionamos pulsamos en Aceptar y se abrirá el cuadro de dialogo de Añadir archivos

Configuramos el mantener archivos en estado de check-out y introducimos un comentario de PRELIMINAR.

Y seguimos editando el archivo para que vaya subiendo de versiones añadimos una línea tal que se puede ver en la siguiente imagen guardamos el archivo y lo cerramos.

Y ya en el cliente ADMS hacemos un CBDR y del menú contextual seleccionamos Aplicar check-in…

De esta forma iremos cambiando el archivo y creando versiones …..

La última versión que creamos es la 10

Pulsamos en el botón de Aceptar. Al final de la contienda tenemos un documento Word con 10 Versiones tal como muestra la siguiente imagen.

Si por ejemplo queremos realizar una borrado de versiones que en la versión 2009 se llamaba Limpiar en las siguientes después de la no TRADUCCION ha pasado a llamarse Purge.

Hacemos CBDR sobre el archivo y del menú contextual seleccionamos la opción de Limpiar

Pulsamos en el botón de Siguiente>

En este caso vamos a dejar las últimas 5 versiones y desactivar la opción de borrar la que tengan más de 180 días de antigüedad y las que en el comentario tengan PRELIMINAR. Pulsamos en Siguiente>

Nos da el aviso de que solo borrara versiones sin restricciones, pulsamos en el botón de Terminar .

Tenemos la opción de pulsar en el botón de Informe .

Damos un nombre y dirección de Guardado a la informe y pulsamos en el botón de Guardar .

Nos abre el fichero txt del Informe de la limpieza, cerramos el informe

Continuamos con el proceso pulsamos en el botón de Cerrar . Y ya habremos borrado las versiones 2,3,4,5 del documento

Para continuar con las pruebas vamos a proceder a una nueva Limpieza en esta caso las 2 últimas versiones y excluyendo como comentario PRELIMINAR VERSION6 con el objetivo que excluya a estos dos (PRUEBA)

Al pulsar en el botón de Siguiente > , Cerrar y Terminar .Comprobamos que en este caso la exclusión por comentario no ha tenido efecto, ya que el comentario no era coincidente con ninguna versión de las que se tenían, tal como podemos ver en la siguiente imagen, y solo ha realizado la limpieza de la no condición de Versiones menos la ultima =2 LA PRUEBA NO SIDO BUENA

Conclusión:

Si queremos tener un control total de las versiones que queremos eliminar, una opción podría ser la de tener definir una clave en la creación de los comentarios de la versiones que consideremos que deben de quedar en el sistema.

En el siguiente ejemplo tenemos también 10 versiones pero tenemos como Prefijo V_0XX para versiones no importantes y V_1XX para importantes, vamos a comprobarlo en el siguiente ejemplo.

En este caso vamos a realizar un borrado de las versiones no Importantes.

Al pulsar en el botón de Siguiente > .

Al pulsar en el botón de Siguiente > .Nos muestra el siguiente aviso:

Hay versiones de archivo restringido eso puede ser debido a que alguno de estos archivos tiene una restricción o lo que es lo mismo está siendo utilizada por alguna acción o componente del sistema bien sea por temas de diseño o bien por temas internos, en este caso la restricción es que se ha creado una Etiqueta (… en la siguientes versiones). En el siguiente párrafo comentamos como y porque ha sido creada la etiqueta

Como sabemos el porqué de la restricción colocamos la indicación en el párrafo y pulsamos en el botón de Terminar.

Pulsamos en el botón Cerrar. Y terminamos el proceso, este es el resultado obtenido.

Como vemos hemos mantenido todas las versiones consideradas importantes mas una que no era y que en la ejecución de limpieza no ha sido indicado un aviso de que no se podía limpiar debido a restricciones y que hemos comentado que existía una etiqueta. Ver Post sobre CREAR ETIQUETAS

También tenemos la posibilidad de hacer un borrado de Versiones directamente seleccionando la misma y haciendo un CBDR y del menú contextual seleccionar Purge

Se abre el cuadro de dialogo del Asistente de Purge

Pulsamos en el botón Finish. Nos muestrael siguiente paso

Pulsamos en el botón Close. Ya no tenemos la Versión 2 en el sstema

Categorías:Vault
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